تجارت و اقتصاد

موضوعات اقتصادی .تجارت .اداره . آموزش مدیریت .تجارت در اسلام

سازامان وانواع آن

تعريف سازمان – سازمان يك نظم و ترتيب نسبتاثابت و هميشگي است كه يك موسسه در چهارچوب آن به فعاليت           مي پردازد .   (1)

-  سازمان مجموعه اي سلسله وار از روابط منظم ، پيچيده و منطقي بين اعضاي يك موسسه به منظور انجام دادن وظايف مشخص و هماهنگ در راه رسيدن به هدف يا اهداف معين است . (2)

- عبارت از يك رشته روابط منظم و عقلايي است كه بين افرادي كه وظايف پيچيده و متعددي را انجام  مي دهند و كثرت تعداد آنان بقدري است كه نمي توانند با هم در تماس نزديك باشند ، به منظور تامين      هدف هاي مشترك خاصي برقرار مي گردد .     (12)

- سازمان يا ساخت هدف دار نقش ها به مجموعه روابطي كه بين عده اي افراد خاص كه براي اجراي وظيفه خاصي با يكديگر تعاون و همكاري  مي كنند ، گفته مي شود . (56) 

- عبارت است از گروهي متشكل از دو يا چند تن كه در محيطي با ساختار منظم و از پيش تعيين شده براي نيل به اهداف گروهي با يكديگر همكاري مي كنند . (8)    

- عبارت از كوشش جمعي و عمدي عده اي از افراد است كه براي رسيدن به هدف مشتركي كه هر يك از افراد به تنهايي از رسيدن به آن عاجزند با يكديگر همكاري و معاونت مي نمايند .

- مكانيزمي است كه فعاليت مديريت در آن جريان دارد . 

- عبارت است از همكاري مشترك افراد براي انجام مقاصد مشتركي كه در پيش دارند .

- واحدي طرح ريزي شده و داراي تشكل عمدي براي رسيدن به هدف هاي مشترك است . (58)  

- سازمان در اصل شبكه اي از فرآيندهاي عملياتي و اداري است كه بر هم تاثير متقابل دارند و همراه با آن ها نظام هاي آسان ساز به كار مي پردازند . اين شبكه به دست انسان هدايت مي شود و هدف هاي چند گانه دارد و در درون شبكه گسترده تري از فرايندها و نظام ها جاي دارد كه با هم تعامل دارند . (70)

نظريه سازمان – عبارت است از مطالعه ساخت سازمان ، جريان فعاليت ها و نتايج كار سازماني است . (27)

اصول سازمان ها – صاحب نظران علم سازمان و مديريت معتقدند ، براي هدايت امور سازمان ها و بالا بردن كارايي سازمان ، رعايت و توجه به اصولي چند ضروري است .

الف- وحدت هدف : منظور آن است كه تمام فعاليت هاي سازمان در طريق و جهت يك هدف خاص مشترك هدايت گردد و از پراكندگي فعاليت ها و تلاش هاي مغاير با هم خودداري شود .

ب- اصل تقسيم كار : تقسيم كار و تعيين وظايف و طبقه بندي آن مستلزم رعايت اصول شايستگي و تخصص است . رعايت اين اصل كه موجد واحدهاي « ستاد » و « صف » در سازمان شده است ، به ميزاني كه سازمان « گسترده تر » مي گردد ، اهميت توجه به « اصل تقسيم كار » آشكارتر مي شود . معمولا پس از تعيين اهداف سازمان ، و تبديل آن ها به هدف هاي جزيي تر و برنامه هاي عملياتي ، هر برنامه را نيز به فعاليت هاي مختلف تقسيم كرده و اجراي آن ها را به افراد مختلف واگذار مي كنند . آنچه بايد مورد توجه قرار گيرد در اين است كه واگذاري مسووليت ها به افراد بايد بر اساس « حجم كار » ، « لياقت » ، « ذوق » و « علاقه ي » فرد و رعايت تجانس وظايف باشد ، زيرا توجه به اين امر :

اولا ، علاقه مندي افراد را به وظايف محوله بيش تر نموده ، بازده ي كار اعضاي سازمان را بيش تر خواهد كرد .

ثانيا ، گفته مي شود كه رعايت اين اصل از تداخل وظايف و مسووليت ها ، ضايعات مادي و انساني جلوگيري كرده ، موجب پيشرفت امور سازمان مي شود .

در مورد تقسيم كار براي تشكيل واحدهاي سازماني ، مباني متعددي از جمله مباني زير را ذكر مي كنند :

·       تعداد افراد ، مانند پايه هاي مختلف يك مدرسه ي ابتدايي است كه در هر پايه معمولا يك معلم تدريس   مي كند . 

·       كاركردها ، مانند كار دانشگاه ها كه ممكن است به بخش هاي پژوهش ، آموزش ، مالي و اداري ، امور دانشجويي و غيره تقسيم شود .

·       زمان ، مانند تقسيم بندي كار موسسات آموزشي به صورت دوره هاي روزانه ، شبانه ، تابستاني .

·       ارباب رجوع ، مانند تعيين واحدها و دوره هاي آموزشي كودكستان، دبستان ، راهنمايي تحصيلي ، متوسطه ، آموزش بزرگسالان ، با توجه به سن دانش آموزان و خصوصيات ديگر آن ها .

·       خدمات يا توليدات ، مانند كار موسسات علمي و دانشگاهي كه معمولا فعاليت هاي آن ها در دو بخش آموزش و پژوهش صورت مي گيرد .

·       موقعيت مكاني ، مانند موقعيت سازمان آموزش و پرورش تهران كه به مناطق مختلف آموزشي تقسيم گرديده و در هر منطقه مدارس متعددي تاسيس شده است .

·       مراحل عمليات ، مبناي ديگر گروه بندي فعاليت هاي يك سازماني مراحل عمليات است ، لذا كار توليد با توجه به مراحل عمليات تخصصي به واحدهاي مختلفي تقسيم مي گردد .  

مزاياي تقسيم كار – مزاياي تقسيم كار عبارتند از :

1-       موجب مي شود زمان يادگيري يك شغل ، كاهش يابد .

2-      باعث مي شود كه ميزان ضايعات در مرحله يادگيري كاهش يابد .

3-     اين امكان را به وجود مي آورد كه كارگر به سطح بسيار بالايي از مهارت دست يابد .

4-     با استفاده از تقسيم كار مي توان افراد را با توجه به مهارت هايي كه دارند به كارهايي گمارد كه درخور آن هستند . (66)

پ- اصل وحدت مديريت : اين اصل به وحدت فرماندهي ، وحدت قدرت اجرايي ، وحدت دستور نيز تعبير شده است . منظور اين است كه براي اجراي برنامه هاي سازمان يا بخشي از آن ، اتخاذ تصميم نهايي به  عهده ي يك نفر يا افراد خاص باشد و اعضاي سازمان در اجراي برنامه ها و تحقق اهداف مشترك از يك نفر به نام مدير يا مسوول دستور گرفته و در قبال او مسوول باشند . (58)

- در ساختار عمودي كاركنان و مديران با زنجيره ي فرماندهي به يكديگر متصل مي شوند . زنجيره ي فرماندهي بر دو اصل استوار است : وحدت فرماندهي و اصل سلسله مراتب .

1– وحدت فرماندهي به معناي آن است كه هر فردي فقط بايد يك رييس داشته باشد . اگر عده زيادي رييس دستور دهند ، نتيجه احتمالي چنين كاري سردرگمي ، تضاد ، و دلسردي زيردستان است ، موقعيتي كه به طور معمول موجب عدم اثربخشي و عدم كارايي مي شود . اين اصل هنوز هم به عنوان عنصري حياتي براي موفقيت سازمان هاي معاصر مورد بحث قرار مي گيرد . (8)

- وحدت فرماندهي به اين معني است كه به منظور جلوگيري از اختلاط مسووليت و ايجاد هماهنگي در سلسله مراتب سازماني ، هر زير دست براي انجام هر كار يا وظيفه اي بايد فقط از يك فرادست دستور بگيرد و فقط به وي گزارش بدهد . (2)

- وحدت دستورعبارت است از صدور فرامين و دستورات توسط مقامات عالي رتبه سازماني به طور يك نواخت به اعضاي سازماني . (15)

- فرماندهي روش مديران در جهت دادن فعاليت كاركنان است . (4)

- فرمان عبارت است از رابطه اي لفظي بين كادر رهبري و اعضاء سازماني . (15)

2– اصل سلسله مراتب بيان مي كند كه يك زنجيره ي روشن و بدون انقطاع فرماندهي بايد همه ي افراد را در سازمان با سرپرستان نشان ، از بالاترين تا پايين ترين سطح به هم پيوند دهد . (8)   

ت- اصل حيطه ي نظارت : منظور اين است كه در هر سازمان هر وظيفه و محدوده ي آن از نظر وسعت با توانمندي مقام نظارت كننده ، تعداد « كاركنان » ، و ميزان « امكانات » موجود تناسب داشته باشد . اين اصل در انواع سازمان هايي كه افراد انساني در آن ها تشكيل يافته اند ، صادق است . پس توجه به اين نكته ضرورت دارد كه به نسبت پيچيدگي و نوع مسووليت ها از تعداد افرادي كه بايد زير نظر و هدايت يك فرد قرار گيرند ، كاسته مي شود . همچنين وسعت يا محدوديت حيطه ي نظارت به توانايي مديران ، « تخصص » آنان ، نوع كار ، « قابليت هاي » كاركنان و ديگر عوامل بستگي دارد . نكته ي مهم ديگر اين كه حيطه ي نظارت و ساختار سازماني رابطه اي وجود دارد . بدين ترتيب كه اندازه ي وسعت حيطه ي نظارت موجب مي شود كه ساختار سازماني « بلند » يا مسطح گردد و در نتيجه تعداد سطوح مديريت و سرپرستي را كاهش يا افزايش دهد . علماي قديم اداره ي امور عمومي و بازرگاني وسعت حيطه ي نظارت را « 5 تا 12 » نفر مي دانستند ، ولي همان طور كه گفته شد ، وسعت حيطه ي نظارت متغير است . بستگي نزديك با نوع كار ، شرايط زمان ، مكان ، استعداد و تخصص و تجربه ي فرد ناظر و ميزان پيروي افراد تحت نظارت دارد .

ث- اصل نظم و انضباط : رعايت اصل انضباط را به معني احترام و ارزش دادن به قوانين ، مقررات ، دستورالعمل ها ،             توافق هايي كه به منظور سرعت و صحت گردش كار سازمان ، و پيشرفت آن تعيين شده است ، مورد تاكيد قرار داده اند و نظم را در سازمان به قرار دادن هر چيز در جاي مناسب خود گفته اند . نتيجه آن كه رعايت نظم و انضباط در سازمان موجب مي شود كه هر برنامه طبق پيش بيني هاي قبلي به خوبي انجام شود .

ج- اصل سلسله مراتب : به نظر فايول ، سلسله مراتب به معني خط فرمان يا جريان قدرت و اختيار از بالاترين سطح به پايين ترين سطح موسسه است و تبعيت از اين سلسله مراتب ضروري است . طبقات افقي يكي پس از ديگري قرار دارند كه هر طبقه نسبت به طبقه ي بلاواسطه ي مافوق خود مسوول هستند و لذا سلسله مراتب ، مسووليت مادون ها را به مافوق ها در يك سازمان نشان مي دهد .

چ-  اصل ثبات : اين اصل را ضمانتي بر دوام و بقاي اجتماع و سازمان هاي مختلف مي دانند و رعايت آن موجب « رشد » و « نمو » سازمان و امكان برنامه ريزي و بهره وري بازدهي بيش تر سازمان مي دانند . منظور از توجه به اين اصل در سازمان ، عدم نوآوري ، تغييرات لازم و حفظ مداوم همه خصايص و شرايط سازمان نيست ، بلكه منظور آن است كه در هر سازمان :

1 – برنامه ها و امور جاري سازمان از « ثبات » و « تداوم » لازم برخوردار گردند .

2 – برنامه ها قبل از اجرا به دقت بررسي شوند و پس از مطالعه ي همه جانبه به عنوان برنامه ي قطعي اجرا گردند .

3 – قبل از سنجش و ارزشيابي ، برنامه ها و ديگر فعاليت هاي سازمان مورد تغيير قرار نگيرند .

4 – از تمام فعاليت ها و برنامه هاي سازمان ، ارزشيابي مستمر در جهت تغييرات لازم صورت پذيرد .

ح- اصل انعطاف پذيري ( قابليت انعطاف ) : منظور از اين اصل ، تغييرات مطلوبي است كه پس از « ارزشيابي » مستمر در برنامه ها ، روش ها و جريان فعاليت هاي سازمان صورت گرفته ، و برنامه ها و كوشش هاي انجام گرفته و در حال انجام سازماني را با توجه به « نيازها » و « شرايط زماني » و ... مناسب تر و سازگارتر نمايد .       

خ- اصل تصميم گيري : در هر سازماني ناگزير بايد در برابر نيازهاي سازماني به طور مداوم تصميم گيري شود . قدرت تصميم گيري معمولا در وجود رهبر سازمان يا گروهي از محققان است كه به منظور پيشبرد مقاصد سازمان اعمال مي گردد .

د- اصل هماهنگي : هماهنگي را علاوه بر آن كه از وظايف اساسي مديريت شمرده اند ، توجه بدان را در سازمان دادن ، تفكيك فعاليت هاي سازماني و تقسيم كار نيز تاكيد كرده اند . لذا اعمال هماهنگي در سازمان عملي است مداوم ، كه در تمام مراحل اداره ي سازمان بايد مورد توجه مديريت باشد . اوروبك ، توزيع مسووليت ها را كه تا حدودي در اثر توسعه تخصص حاصل مي شود ، موجب افزايش « مشكلات » در راه « هماهنگ » كردن كارها مي داند . او منظور نهايي از « هماهنگي » را در همبستگي وظايف مي داند به نحوي كه از « هماهنگي » جميع فعاليت ها ، انجام كار مشخصي كه هدف اصلي سازمان است ، حاصل گردد . بنابراين ، هر سازماني كه داراي كارهاي تخصصي وسيع تري باشد به دستگاه « هماهنگ » كننده ي موثرتري بيش تري نيازمند است .  

ذ- اصل نظارت ( كنترل ) و ارزشيابي : نظارت را به مفهوم « انجام اعمالي كه براي انطباق كار با نقشه هاي كار و يا اندازه گيري گام هايي كه به سوي هدف برداشته شده » ، تعريف كرده اند . گاه ارزشيابي را جلوه اي عالي از نظارت گفته اند . بنابراين ، آنچه بايد مورد توجه قرار گيرد ، اين است كه براي ارزيابي و آگاهي از پيشرفت « كار » هر سازماني و رفع نقايص و كمك به پيشبرد آن بايد از اصل نظارت و ارزشيابي بهره گرفت . ارزشيابي نه تنها در مورد اهداف سازمان ، برنامه ها و طرق اجرايي فعاليت ها ضروري است ، بلكه ارزشيابي از تشكيلات و نحوه ي سازماندهي خود سازمان ضرورت دارد .

ر- اصل اختيار و مسووليت : اختيار و مسووليت را به گونه هاي مختلف تعريف كرده اند :

1 – اختيار قدرتي است كه به فرد سازماني داده مي شود تا اجراي وظايف خاصي را عهده دار شود .

2 – مسووليت عبارت است از تعهد فرد سازماني در استفاده از اختيارات براي انجام دادن آن وظايف .

3 – اختيار را حق انجام دادن كار و مسووليت را تعهد و الزام در انجام آن كار گفته اند .

مفهوم اختيار در سازمان ، يعني ، انتقال قسمتي از اختيارات مدير به بعضي از همكاران اداري خود ، يكي از علماي مديريت براي تفويض اختيار مزايايي را مطرح كرده است ، از جمله :

1 – تفويض اختيار ، بازدهي كار سازمان را افزايش مي دهد ، آزادي عمل بيش تر كاركنان در سازمان ، رضايت خاطر و افزايش روحيه ي مطلوب را بيش تر مي كند .

2 – رشد قوه ي ابتكار و خلاقيت را در كاركنان ممكن مي سازد .

3 – از ضايعات وقت مديران در كارهاي اجرايي و تعليماتي ، كه امكان انجام آن توسط كاركنان معمولي به سادگي وجود دارد ، جلوگيري مي كند .

معمولا مديران وظايف اساسي خود را نمي توانند به زير دستان تفويض نمايند و تفويض اختيار ، در باره ي عمليات اجرايي است .

در تفويض « اختيار » نيز اصولي بايد رعايت شود كه اهم آن ها عبارتند از :

1 – تفويض اختيار مربوط به اختيارات اجرايي است نه كل اختيارات .

2 – مسووليت غير قابل تفويض است و در تفويض « اختيار » حدود دامنه ي اختيار و مسووليت ناشي از آن بايد به دقت مشخص گردد . مدير پس از تفويض اختيار نمي تواند خود را بري و فارغ از « مسووليت » بداند . در حالي كه هر نوع اختياري با مسووليت همراه است .

3 – تفويض اختيار قابل فسخ است . اگر « مرئوس » از عهده ي انجام وظايف محوله به نحو مطلوب برنيايد ، مدير مي تواند اختيارات تفويض شده را پس بگيرد و فسخ نمايد .

4 – اختيار و مسووليت تفويض شده بايد همواره متعادل ، متناسب و هماهنگ باشد .

پس از تفويض اختيار بايد همواره « نظارت مركزي » حفظ گردد تا از وقوع هر نوع انحراف جلوگيري به عمل آيد .

مديران غالبا به دلايل زير از تفويض اختيار خودداري مي كنند .

1 – بسياري از مديران از « نحوه ي صحيح » تفويض اختيار بي اطلاع هستند .

2 – تفويض اختيار گاهي موجب احساس تزلزل مقام و از دست دادن پست سازماني در مديران مي گردد ، زيرا بيم دارند كه ديگران « شايستگي » و « لياقت » بيش تري در اتخاذ تصميم و انجام امور محوله از خود نشان دهند . همچنين عدم تفويض اختيار ، گاهي ناشي از خودخواهي مدير است .

3 – عدم اعتماد به زيردستان و بيم اين كه خللي در انجام كارها به وجود آيد نيز گاهي موجب عدم تفويض اختيار مي گردد .

4 – مديران از روي ملاحظات سياسي ، سعي در محرمانه نگاه داشتن برخي از مسايل سازمان را دارند .

5 – ارزش اجتماعي و سنت فرهنگي در جامعه ، تمركز را بر عدم تمركز و تفويض اختيار مرجح ، مي داند .

مرئوسان غالبا به دلايل زير از پذيرفتن اختيار و مسووليت خودداري مي كنند :

1 – براي فرار از مسووليت ، در مورد انجام كوچك ترين كاري از مافوق خود كسب تكليف مي نمايند .

2 – اعتماد به نفس و اطمينان خاطر ندارند .

3 – از وظايف محوله اطلاع و آگاهي ندارند .

4 – به دليل عدم امكانات و منابع مالي و انساني از پذيرش مسووليت سرباز مي زنند .

5 – به دليل نبودن ضوابط صحيح ارزشيابي از نتايج فعاليت هاي كاركنان سازمان ، مرئوسان معمولا از قبول مسئوليت خودداري            مي نمايند ، زيرا بيم دارند كه نتايج ارزشيابي به ضرر آن ها تمام شود .

نتيجه آن كه :

1 – ميزان اختيارات هر فرد سازماني بايد برابر با مسووليتي باشد كه در انجام وظايف محوله به عهده ي او گذارده شده است .

2 – هر فرد سازماني بايد به مسووليت هاي خود از نظر كمي و كيفي واقف باشد . 

3 – هر فرد سازماني سلسله مراتب سازماني مقام مافوق را كه نسبت به او مسوول است ، بشناسد .

4 – در تشكيلات سازماني هيچ فردي در خط مستقيم مسووليت نبايد در مقابل بيش از يك نفر مسوول باشد .

5 – عدم اطلاع ازميزان اختيارات يا مسووليت هرفرد ، موجب تقليل كفايت و لياقت فرد سازماني خواهد شد .

6 – نامشخص بودن مسووليت ، عاملي موثر در ضعف روحيه افراد و كم ثمري كار سازمان خواهد بود .

7 – عدم تعادل بين اختيار و مسووليت ، كاهش رضاي خاطر افراد و موجب دلتنگي آنان خواهد گرديد .

8 – مشخص بودن حدود اختيارات و مسووليت هر فرد ، حصول اهداف سازمان را بهتر خواهد ساخت .       

ز- اصل مسووليت مشترك جمعي : منظور اين است كه هر فرد در سازمان ، علاوه بر احساس مسووليت نسبت به ايفاي وظايف خويش بايد در برابر افراد جامعه احساس مسووليت مشترك نمايد و در جهت حل مسايل سازمان و جلوگيري از « انحراف » آن كوشيده و « طرح ها » و پيشنهادهاي « مناسب » ارائه دهد . توجه به اين اصل موجب مي شود كه هر فرد خود را در مجموعه مسايل سازمان و تحقق اهداف آن شريك بداند و احساس مسووليت مشترك كند .

ژ- اصل اولويت منافع عمومي : طبق اين اصل هر يك از افراد هر سازمان منافع جامعه را بر تمايلات و خواسته هاي خويش ترجيح مي دهد و به لحاظ تقواي سازماني در وهله ي اول به مصالح عمومي مي انديشد . (58)

- چهارده رهنمود كه توسط هنري فايول براي مديران تدوين شده است . اين رهنمودها عبارتند از : تقسيم كار ( تخصص ) ، اختيار ، انضباط ، وحدت فرماندهي ، وحدت جهت ، ترجيح دادن منافع سازماني ، پرداخت ، تمركز ، سلسله مراتب ، نظم ، عدالت ، ثبات شغلي ، آفرينندگي و روحيه ي گروهي . (4)

كمال سازماني – پيترز و واترمن در موسسه هاي تكامل يافته هشت ويژگي يافته اند . اين شركت ها :

1-     رغبت به كار داشته اند ،

2-     با مشتريان ارتباط نزديك برقرار مي كنند ،

3-     سعي بر كسب استقلال و نوآوري دارند ،

4-     از مردم به عنوان منابع كيفي بهره وري حمايت مي كنند ،

5-     اعمال مشاركتي و مبتني بر ارزش دارند ،

6-      به كاري مي پردازند كه بر آن اشراف دارند ،

7-     ساختاري ساده با كاركناني محدود دارند ،